Las reuniones grupales con espacio de construcción en equipo, pueden ser muy útiles para fomentar la sinergia de los equipos, afianzar la pertenencia, planificar, construir identidad y resolver problemas.
La construcción grupal, compartir información relevante, determinar soluciones y armar proyectos es muy importante para conseguir objetivos dentro de tu empresa.
Sin embargo muchas organizaciones toman la decisión de reunirse cada vez menos por no poder gestionar reuniones eficaces. El problema es que las reuniones se extienden por lapsos de tiempo indeterminados y al finalizar las mismas nos vamos con la sensación de haber perdido el tiempo.
Para poder realizar reuniones eficaces, útiles y que agreguen valor a la organización te propongo algunos consejos que pueden guiarte sobre cómo gestionarlas de manera efectiva:
Primero debemos definir qué tipo de reunión vamos a convocar y para eso es muy importante tener claro cuál es el objetivo, para qué se convoca.
Te propongo 4 tipos de reuniones posibles:
Informativas: Se comparte información relevante, novedades, cambios, etc. Este tipo de reunión es expositiva. Para aprovechar al equipo en este encuentro podés mostrar la información y luego abrir un espacio para preguntas y un espacio para conversar con el equiposobre cómo van a utilizar lo que se informa de manera sincronizada o coordinada entre todos.
Planificación: Surge un nuevo proyecto, plan, cambio, etc. En esta reunión es importante presentar los objetivos esperados, el alcance, los plazos y construir en equipo la metodología, los responsables, los recursos necesarios, el impacto, la manera de comunicarlo y todos los detalles necesarios para que eso pase; un buen recurso es el brain storming. La reunión debería terminar con un plan armado por todos con compromisos y plazos.
Feedback: Esta reunión es para hablar de cómo están respecto de sus objetivos, cómo vienen con sus KPI´S, qué está pasando con sus equipos, qué necesitan, qué pedidos tienen o lo que vos necesites saber para mejorar, cambiar, perfeccionar procesos, metodologías o situaciones.
La idea es que hablen entre todos y que construyan soluciones en equipo.
Retrospectiva: El objetivo de esta reunión es mirar hacia atrás y hacer una retrospectiva dequé pasó, como lo resolvieron, qué obstáculos encontraron, cómo lo pueden mejorar, qué recursos tuvieron disponibles y cuáles faltaron, cómo respondieron los equipos, etc. La idea de este tipo de reunión es reconocer dificultades, obstáculos o problemas en los proyectos, planes o procesos implementados y definir espacios de mejora. Este tipo de reunión es muy útil para la mejora continua.
La idea es que antes de empezar identifiques que tipo de reunión vas a hacer.
Es importante que, en todas las reuniones en el momento de abrir la palabra al equipo, esta circule, que hablen todos, que se escuchen entre ellos y que surja una metodología y un compromiso del equipo. En toda reunión debería haber un moderador cuya función será fomentar la escucha entre los participantes, garantizar que circule la palabra, que se cumpla el objetivo del encuentro y el tiempo pautado para la misma
Una reunión eficaz dura como máximo 1:30 hs.
Es muy importante que diseñes la reunión antes de comenzarla y respetes la duración pactada. En 5escalones consultora nos ocupamos de diseñar soluciones para tu organización.
Conocé más sobre El Taller de Reuniones Efectivas diseñado para que tus reuniones sean
eficaces, útiles y agreguen valor a tu organización.
Entérate de este y otros talleres, cursos y programas: en www.5escalones.com.ar o escribime a: [email protected]
Cecilia Colombo Roqué
Coach Ejecutivo Orientada a Procesos
Agile Coach & Scrum Master